Voor gemeenten die gebieden ontwikkelen
Portfolio Project Management brengt voortgangsrapportages, planning, grondexploitaties, risicoanalyses, subsidies en uren samen per project. Projectleiders, controllers en management werken met dezelfde actuele cijfers, en het dashboard laat zien wat aandacht vraagt.
01Projecten
Elk project staat één keer in het projectenoverzicht, met de projectleiders en de iFinance-ordernummers. Rapportages, planning, grondexploitaties, risicoanalyses en subsidies koppel je aan dat project. Is iets nog niet gekoppeld, dan zoekt PPM het zelf op ordernummer of naam.
02Dashboard
Het dashboard rekent live met de gegevens uit alle tabbladen: de status van de portefeuille, krediet tegenover prognose, de netto contante waarde en de benodigde risicoreservering. Elk aandachtspunt linkt naar het tabblad waar je het oplost.
03Planning
Leg per project activiteiten, mijlpalen, besluiten en deadlines vast. De tijdlijn zet alle projecten naast elkaar en de agenda laat zien wat er de komende weken moet gebeuren. Mijlpalen neem je over in de voortgangsrapportage.
04Grondexploitaties en Subsidie
Het rekenmodel werkt met deelgebieden, de residuele grondwaarde en de kasstroom per jaar, met scenario’s, een gevoeligheidsanalyse en een BBV-toets. In het subsidieregister bewaak je aanvragen, deadlines, verantwoording en betalingen.
05Risico analyse
Risico’s leg je vast volgens RISMAN, vanuit zeven invalshoeken. Een Monte Carlo-simulatie loot tienduizend keer of elk risico optreedt en wat het dan kost. Zo zie je de kans op elk bedrag en reserveer je op P80 of P90 in plaats van op gevoel.
06Rapportages
De editor leidt je langs alle onderdelen, van de beoordeling per beheersaspect tot financiën, productie, risico’s, participatie, besluiten en acties. Alles wordt automatisch opgeslagen. Het resultaat download je als PDF of PowerPoint.
Acht tabbladen, één inlog
Zet aan wat jullie gebruiken. De beheerder bepaalt per collega en per tabblad wie mag kijken en wie mag bewerken.
Kerncijfers, aandachtspunten, een agenda en een projectenmatrix voor de hele portefeuille. Filter op project, projectleider, status of programma.
| Project | Status | Beoordeling per beheersaspect | NCW |
|---|---|---|---|
| Polderrand35% | Vertraagd | Geld: roodOrganisatie: oranjeTijd: roodInformatie: groenKwaliteit: oranjeRisico’s: oranje | −€ 0,8 mln |
| Stationskwartier48% | Aandacht | Geld: groenOrganisatie: groenTijd: oranjeInformatie: oranjeKwaliteit: groenRisico’s: oranje | € 2,6 mln |
| Rivierfront72% | Op schema | Geld: groenOrganisatie: groenTijd: groenInformatie: groenKwaliteit: groenRisico’s: oranje | € 2,1 mln |
| Molenhoek55% | Op schema | Geld: groenOrganisatie: groenTijd: groenInformatie: groenKwaliteit: groenRisico’s: groen | € 0,9 mln |
| Parkzoom88% | Op schema | Geld: groenOrganisatie: groenTijd: groenInformatie: groenKwaliteit: groenRisico’s: groen | € 0,6 mln |
Gesorteerd op aandacht · elke kolom is te sorteren
Een editor met automatisch opslaan, een rapportweergave en export naar PDF en PowerPoint. Werken twee collega’s tegelijk, dan gaat er niets verloren.
De PowerPoint bevat onder meer een dashboard, de planning, de financiën en een risicomatrix.
Per project een planning, met een tijdlijn van alle projecten en een agenda van wat wanneer moet gebeuren. Wat over datum is, valt direct op.
Het subsidieregister houdt aanvragen, voorwaarden, verantwoording en betalingen bij. AI leest een regeling of beschikking uit en vult de velden voor je in.
| Regeling | Project | Bedrag | Status | Volgende stap |
|---|---|---|---|---|
| Versnellingsbijdrage woningbouwRijk | Stationskwartier | € 4,2 mln | Toegekend | Voortgangsverslag · 1 dec |
| Bijdrage knooppunt openbaar vervoerProvincie | Stationskwartier | € 2,6 mln | Toegekend | Tweede voorschot · 15 jan |
| Programma vitale wijkenRijk | Rivierfront | € 2,4 mln | Toegekend | Tussenrapportage · 1 mrt |
| Klimaatadaptatie groen-blauwProvincie | Polderrand | € 1,1 mln | Aangevraagd | Besluit verwacht · 15 dec |
| Ontwikkelfonds natuurinclusief bouwenEuropa | Molenhoek | € 0,5 mln | In voorbereiding | Deadline aanvraag · over 9 dagen |
| Inrichting openbare ruimteProvincie | Parkzoom | € 0,8 mln | Toegekend | Verantwoording · 20 nov |
Controleer de velden en sla de subsidie op.
Risico’s vanuit zeven invalshoeken, met kans en gevolg als minimaal, meest waarschijnlijk en maximaal bedrag. De simulatie geeft de S-curve en de reservering op het gekozen zekerheidsniveau.
80% kans dat de risico’s samen niet meer kosten dan € 3,7 mln
Wijs de curve aan, of gebruik de pijltjestoetsen.
| Risico | Kans | Min – max |
|---|---|---|
| Stijging van de bouwkostenFinancieel-economisch | 60% | € 0,4 – 2,4 mln |
| Lagere grondopbrengst door dalende woningprijzenFinancieel-economisch | 30% | € 0,5 – 3,0 mln |
| Bodemverontreiniging op het oude spoorterreinTechnisch | 40% | € 0,3 – 2,0 mln |
| Bezwaar en beroep tegen het omgevingsplanJuridisch | 35% | € 0,2 – 1,5 mln |
| Verleggen van kabels en leidingenTechnisch | 50% | € 0,1 – 0,9 mln |
Deelgebieden, residuele grondwaarde, kasstroom en netto contante waarde, met scenario’s, gevoeligheid en een BBV-toets. Kies hieronder een scenario en zie de toets meebewegen.
Per project de projectleiders, assistent- en civiel technisch projectleiders en ordernummers. Gekoppelde onderdelen en de eerstvolgende stap staan erbij.
| Project | Projectleiding | Gekoppeld | Eerstvolgende stap | NCW |
|---|---|---|---|---|
| Rivierfront73102007310201 | Sanne VerbeekAssistent: Tim de Bruin · Civiel: Femke Mulder | Rapportage: gekoppeldPlanning: gekoppeldGrondexploitatie: gekoppeldSubsidie: gekoppeldRisicoanalyse: gekoppeld | Oplevering fase 1 | € 2,1 mln |
| Stationskwartier732010073201107320120 | Mark de GraafAssistent: Yara Haddou · Civiel: Daan Willems | Rapportage: gekoppeldPlanning: gekoppeldGrondexploitatie: gekoppeldSubsidie: gekoppeldRisicoanalyse: gekoppeld | Besluit college over de koopovereenkomst | € 2,6 mln |
| Polderrand7330300 | Esra YilmazAssistent: Sem Peters · Civiel: Femke Mulder | Rapportage: gekoppeldPlanning: gekoppeldGrondexploitatie: gekoppeldSubsidie: gekoppeldRisicoanalyse: gekoppeld | Vaststelling omgevingsplan | −€ 0,8 mln |
| Molenhoek7340400 | Joost HendriksCiviel: Daan Willems | Rapportage: gekoppeldPlanning: gekoppeldGrondexploitatie: gekoppeldSubsidie: gekoppeldRisicoanalyse: gekoppeld | Subsidieaanvraag indienen | € 0,9 mln |
| Parkzoom7350500 | Noor BoualiCiviel: Ruben Vos | Rapportage: gekoppeldPlanning: gekoppeldGrondexploitatie: gekoppeldSubsidie: gekoppeldRisicoanalyse: niet gekoppeld | Verantwoording subsidie | € 0,6 mln |
Begrote uren per project, medewerker en jaar, de maandelijkse import van de werkelijke uren en een prognose voor het hele jaar. Met bezetting en capaciteit per medewerker.
Samenwerken
Alles staat centraal in de database, niet in losse bestanden of in de browser. Iedereen ziet dezelfde versie.
Wijzigingen van collega’s verschijnen binnen vijftien seconden, zonder herladen. Wie aan het typen is, wordt niet gestoord.
Slaan twee mensen tegelijk op, dan gaat er niets stil verloren. De tweede krijgt een melding en ziet de nieuwste versie.
Een verwijderde planning of grondexploitatie is negentig dagen lang terug te zetten. Uren bewaart herstelpunten van eerdere standen.
Per collega: geen toegang, kijken of bewerken. Bij Uren: bekijken, invullen of beheren. Een tabblad kan ook voor iedereen uit.
| Collega | Rapportages | Planning | Grondexploitaties | Uren |
|---|---|---|---|---|
| Mark de GraafProjectleider | Bewerken | Bewerken | Kijken | Invullen |
| Lotte KramerProjectcontroller | Kijken | Kijken | Bewerken | Beheren |
| Ahmed BenaliAfdelingsmanager | Kijken | Kijken | Kijken | Bekijken |
| Iris DekkerCommunicatie | Kijken | Kijken | Geen | Geen |
Voor wie
Een rapportage in een vaste opbouw, met mijlpalen uit de planning en automatisch opslaan. Minder knippen en plakken, meer tijd voor het project.
Grondexploitaties volgens het BBV, risicoreserveringen met Monte Carlo en uren tegenover de begroting. Elk getal is terug te voeren op de bron.
Eén dashboard over de hele portefeuille, met de aandachtspunten bovenaan en een agenda van wat eraan komt.
Per project een heldere rapportage met een stoplicht per beheersaspect, als PDF of PowerPoint klaar voor het college of de raad.
Beveiliging
Grondexploitaties, uurtarieven en risico’s zijn vertrouwelijk. Daarom is PPM dichtgezet van de inlog tot en met de database.
Iedereen logt in met wachtwoord en authenticator-app, bij elke aanmelding. Een apparaat onthouden kan niet.
Alleen collega’s met een e-mailadres van de eigen organisatie kunnen een account aanvragen, en de beheerder keurt elke aanvraag goed.
Wat iemand niet mag zien, stuurt de server ook niet naar de browser. Elk verzoek wordt opnieuw gecontroleerd.
Inloggen, beheeracties en verwijderingen worden vastgelegd. De database weigert wijzigen en wissen binnen de bewaartermijn van een jaar.
Minimaal twaalf tekens, gecontroleerd op bekende datalekken en opgeslagen met scrypt. Na herhaalde mislukte pogingen volgt een blokkade.
Na twee uur zonder activiteit, of uiterlijk na twaalf uur, log je opnieuw in. Na een nieuw wachtwoord stoppen alle andere sessies.
Een Content-Security-Policy met een nonce per verzoek, HSTS en strikte headers. Geen scripts, lettertypen of trackers van andere partijen.
Een versleutelde verbinding met controle van certificaat en hostnaam, en alleen geparametriseerde queries.
Elke versie wordt getest met geautomatiseerde end-to-end-tests en gecontroleerd op bekende kwetsbaarheden in de gebruikte pakketten.
Zo starten we
We laten PPM zien met voorbeeldgegevens en bespreken hoe jullie nu rapporteren en sturen.
We richten een eigen omgeving in, met jullie e-maildomein, een beheerder en de tabbladen die jullie gebruiken.
We zetten de projecten en bestaande gegevens samen over. Begrote uren importeer je uit Excel, werkelijke uren elke maand uit de urenexport.
Collega’s starten in groepjes van twee of drie: account aanmaken, de authenticator koppelen en de nieuwe werkwijze doornemen.
Veelgestelde vragen
Voor gemeenten die gebieden ontwikkelen: projectleiders, projectcontrollers, management en bestuur. PPM is ontstaan in de dagelijkse praktijk van gebiedsontwikkeling en project control bij een gemeente.
Nee. De beheerder zet tabbladen aan of uit en geeft per collega rechten per tabblad. Je kunt klein beginnen, bijvoorbeeld met rapportages en planning, en later uitbreiden.
PPM vervangt de losse Excel-rapportage. Begrote uren importeer je uit Excel en werkelijke uren uit de urenexport. Het dashboard, de risicoanalyse, de planning, de grondexploitaties en Uren exporteren je gegevens weer naar Excel of CSV.
Het rekenmodel voor grondexploitaties volgt het BBV. Het toetst onder meer de disconteringsvoet, de looptijd van in beginsel tien jaar en de jaarlijkse actualisatie, en toont een verliesvoorziening bij een negatieve netto contante waarde. Risico’s leg je vast volgens RISMAN en reken je door met een Monte Carlo-simulatie.
Ja. Wijzigingen verschijnen binnen vijftien seconden bij collega’s. Slaan twee mensen tegelijk op, dan weigert PPM de tweede opslag met een duidelijke melding, in plaats van stil het werk van de ander te overschrijven.
In een eigen PostgreSQL-database, die alleen via een versleutelde verbinding bereikbaar is. In de browser wordt niets bewaard, behalve weergavevoorkeuren zoals de gekozen weergave.
Alleen als je zelf op Uitlezen met AI klikt, gaat de tekst van dat document naar een externe AI-dienst. PPM neemt daarna alleen bekende velden over en controleert ze. Upload geen documenten met persoonsgegevens, en neem de functie op in jullie DPIA.
Ja. PPM werkt in de browser op desktop, tablet en telefoon, zonder installatie. Op een smal scherm wordt de zijbalk een lade en de projectenmatrix een lijst met kaarten.
Kennismaken
Plan een kennismaking. We laten PPM zien met voorbeeldgegevens en bespreken hoe het aansluit op jullie projecten en werkwijze.